Thursday, 21 November 2013

又到了看图说故事的时间,里面有辛酸有泪水

又到了看图说故事的时间,里面有辛酸有泪水。
很多人交了GST-03之后收到信,政府要你证明自己input/output是怎样算来的。
(正常来说,如果一个软件能generate GAF准准的话,直接交GAF上去给政府应该就收工了的,问题是你我都知道ubs GAF就算做得出来你肯定不敢交上去。)
无奈的,你需要填那个Lampiran 2,根据Kastam要求的格式做出tax listing来证明给他看你的5a, 5b, 6a, 6b是怎样来的。最悲剧的是UBS的GST Report不准,GST-03 内的6A, 5A detail 没办法Export,所以很多人之前的checking都是print screen然后打印出来自己一行一行算。
...
kastam出信说要看这份lampiran的时候,通常不会给你太长的时间准备,无漏偏逢连夜雨,做account的应该都要把手上的工作放一旁,被逼自己一行一行去key in所有的purchase / supply 单。用多长的时间就看你的单多还是少,也看你工作时间会不会一直有其他事情干扰。
我一直想着要怎样做一个方便的方法让大家准备这个,昨天联络了Yong See Kuan,他给了我一个idea,所以我今天摸了摸我的database,花了一段时间部署和研究,最后我用了60分钟做出了output tax listing,然后 input tax的比较难,用了2个小时搞来搞去终于也做出来了。过程很多步骤很复杂,很多东西要改要搬要排,但幸运的是死都死出一份像样的tax listing。
图 1 - Kastam 出的情信 之一,收到真的是可以开始哭了
图 2 - Lampiran 2 - 传说中最拿命的doc,就是要你做这个Format
图 3 - 我访问了苦主,她解释说准备这个就消耗了2个人做一整天的时间
图 4 - output tax listing根据lampiran 2排列
图 5 - input tax listing根据lampiran 2排列
用这个我直接对到我的GST-03 5A, 5B, 6A, 6B 的数目,用这个来做filing和检查就好了。
由于做这个需要很多工具和检查,我也还在拼命想着怎样优化,用最简单的方式来让大家做出这份report来检查。
现在短时间内我是很难写出一篇容易跟着做的教学。今晚等高手指点下,然后再看能以怎样的方式帮大家做一个容易明白的教学。
用UBS最大的痛苦就是用户们不懂怎样检查自己做出来的GST03,等kastam上门的时候你解释不出你的figure怎样来才死。








 

延续之前那篇 GST Submission 之后要做的步骤,我有建议lock batch,是怕大家不小心进错东西去batch,影响了你的accounts。


现在放出 step by step 教你怎样unlock batch。
图 (1) - 如何确定你的batch 是 Lock,就看那个Status 是不是L...
图 (2) - 去administration tools,密码 ubs
图 (3) - 去最后一面,选那个batch的,按apply
图 (4) - 按去那个格子,把格子内的L 字母用你的keyboard 按backspace / delete 删掉
图 (5) - 确定那个L 字不在了之后,按下放exit 回去
图 (6) - 回去看,batch lock status就清了,能继续进transaction
要注意,如果你做的transaction会影响到你的gst03,真的很难救你。自己要知道自己在做什么比较好。

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Additional by Hui Ching
【L.trans 里面的数字也要delete掉放空,如果只拿掉L只可以在batch加transaction,不可以edit…如果把L.trans的数字拿掉,就可以edit了…】







给那些9.9.2.5遇到evaluation error的人 - UBS

给那些9.9.2.5遇到evaluation error的人,
1. 去accounting跟inventory那边check license valid没有先:Help -> about, 看不看到你的MyAopID (etc N0900000989), 如果没有你多数中奖了
2.
主机:
i. 试看去control panel -> setting -> 把IP改成主机电脑名字 (如果account 没事不用改),关掉ubs开过
ii. 如果没效,去my computer -> C drive, 先在folder option里打开hidden file and folder, 然后应该有个半透明的ProgramData的folder,开进去,找Sage的folder, 里面有一个nest.phx的file,把那个file改名,过后开过ubs,从新activate license
client:
跟上面的ii, 不过甭reactivate license
P/S:据说9.9.2.6会fix掉这个问题

交了GST之后突然发现还有单漏掉?』

很多人做了Tax Return后,另一些烦恼来了
『交了GST之后突然发现还有单漏掉?』
『有些糊涂账还不懂应不应该去claim input?』
『一堆entertainment单可以claim input?』
#...
#
我出国前答应过的,要写一遍这样的教学。现在大家一起来研究这个做法。
策略是 -
:: 开一个新的GL来收集『突然找到的单』和那些〘暂时不要claim的单〙
::开新的GL把input tax parking进去(或者用现在已经有了的GST Suspense GL)
:: 当你确定要claim的时候,再reverse出来,进回去应该去的GL。
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好处是 -
:: 轻松检查还有什么单还没claim
:: 容易知道什么时候你claim了
:: 公司组织大的话,方便看出到底什么类型的单会每次missing或者迟收到结果迟进账,方便你把根源问题解决
:: 不会影响monthly or quarterly P&L 和 B/S
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方法是
1)
在你原本的Purchase GL 开一个sub GL。
意思说假设你的Purchase GL 是 6000/000,那么你开一个叫Purchase Unclaimed GL 在 6000/001,group去6000/000。
这样你就把原本的Purchase GL 当作了control account。看balance sheet的时候会把这两个GL 归类一起。
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2)
开一个新的GL ,命名为GST input unclaimed。
如果你要我建议放什么code,就放4896/000吧。
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Case Study
假设现在5月27号已经交了4月tax return,突然找到一张4月10号的单,RM2000,tax RM120。做法如下


Step A
::date 10/04/2015
Debit purchase unclaimed (6000/001) RM2000 (no tax code)
Debit GST input unclaimed (4896/000) RM120 (no tax code)
Credit supplier RM2120 (no tax code)


这样做,你4月的单依然跟着document date进了4月的账,因为没tax code所以不影响GST03 和 GST Reporting。最大的好处是你的 P/L 准。
#
然后你决定在5月claim,就选你key 这张单的日期来进


Step B
::date 27/05/2015
Debit purchase (6000/000) RM2000 (TX)
Debit GST input (4800/010) RM120 (TX)
Credit purchase unclaimed (6000/001) RM2000 (no tax code)
Credit GST input unclaimed (4896/000) RM120 (no tax code)

这样的做法,
只是把你要claim的purchase从unclaimed搬去control account,也把tax从unclaimed搬去input tax GL,因为有tax code所以你做这个五月的GST03的时候会把这个也算进去。


好了,以后当你view ledger 6000/001 会看到
::
10/4 Debit RM2000
27/5 Credit RM2000
Balance = 0
::
这样你一看就会明白,有一个4月10号的单忘记claim,你过后在5月submit tax return的时候一起处理claim掉了。
~
以后只要看到你的 purchase unclaimed or input unclaimed 的ledger还有balance,就代表这笔账你还没跟政府claim input。

5 Million怎样申请改Taxable Period

今天看到好几个人问说公司年度业绩突然超过5 Million怎样申请改Taxable Period。刚好几个月前我帮过其中一间公司写信去申请,批准后会得到新的GST ID,新的GST Approval Letter。
这里是我写的信,你们可以save起来做参考。当时没人教,我随便写了寄去Kelana Jaya Kastam,几天后上网一看就发现原来approve了,效率很快。
或许你现在用不到,希望不久的将来大家的公司越做越大,很快就要写信去改Period啦。快Save起来吧。
...
Date: 23th March 2015
JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA
WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR
CAWANGAN GST PROCESSING CENTER (GPC)
BAHAGIAN GST
ARAS 1, BLOK A, KOMPLEKS KASTAM WPKL
NO 22, JALAN SS 6/3 KELANA JAYA
47301 PETALING JAYA, SELANGOR.
DEAR DIRECTOR GENERAL,
APPLY TO CHANGE GST TAXABLE PERIOD TO 1 MONTH
We would like to apply to change our taxable period from existing 3 month to 1 month. We forecast that our annual revenue for this financial year 2015 will hit and exceed Five Million Ringgit Malaysia, so we would like to voluntarily to change our taxable period to 1 month starting from the next GST filing date.
Your consideration will be much appreciated.
Thank you.
Your sincerely
-------------------------------------
Ma Yun
Director

 

common mistakes during preparation of GST return.

Dear All Friends,
I would like to share the common mistakes during preparation of GST return.
1. Forget to include the interest income in Box 12, please use tax code ES43....
2. Forget to include the gain or loss on foreign exchange into Box 12, please use tax code ES43.
3. Wrongly used the tax code for ZRL for sales on March 2015 but issue invoice on April 2015. No tax code for this transaction.
4. Didn't assign any MSIC codes in the chart of account lead to no breakdown of output tax at Box 19.
5. For imported goods, only input tax disclose in Box 6b but value of input not in Box 6a.
6. Didn't put tax code of some of the taxable supply (income)
7. Didn't account GST on disposal of Passenger Car/Fixed Assets
8. Wrongly used tax code ES and ZRL for Disbursement, suppose to use OS
9. Used AJP as the Tax code for Credit Note, suppose to use SR (follow back the "Tax Invoice Issued")
10. Purchase of fixed asset didn't disclose in box 16.
and today I received many calls from my clients on the Question about the TAP show the statement of " This amount does not follow the standard GST rate and will to be reviewed by Customs Officer" for the 5b (output tax) and 6b (input tax) due to few cents different. They are so worry about this because customs officer will review the GST return.
I had spoken to some customs officer, they say is acceptable by different few cents such as the IBG charges, RM0.10 and GST is RM0.01, (effective GST rate is 10%) and some of your suppliers is using different accounting software and POS system that may have different rounding figure on GST amount.
So, my advise is to confirm whether the differences are due to the rounding different. If yes, remain the same figure according to your software. You no need to worry, just show the documents to customs if they ask for it.
Reminder: Your due date for April submission of the GST return is on 1st Jun 2015.